W dzisiejszych czasach nie spotkamy człowieka, który nigdy nie trzymał w dłoniach żadnego dokumentu. Przeciwnie – większość osób, które znamy, regularnie ma z nimi styczność i jest w stanie zapełnić nimi całe regału lub szafy.
Nikogo to nie omija
Dokumenty otrzymujemy przecież nawet jako zwyczajni, prywatni obywatele. Podpisujemy je kiedy idziemy do banku, otrzymujemy je formie rachunków i umów przy zakupie sprzętu, nie wspominając o tych, które otrzymujemy gdy podejmujemy pracę.
Dokumenty firmowe
W pracy mamy do czynienia z jeszcze większą ilością dokumentów. Niezależnie od tego czym zajmuje się firma, prawdopodobnie każdego dnia przepływają przez nią umowy i rachunki, dlatego popularnym rozwiązaniem jest wstawiana do biura szafa metalowa na dokumenty.
Szafy i regały
Zarówno regał jak i szafa metalowa na dokumenty stanowią świetne zabezpieczenie tych cennych papierowych zapisków, pozwalając jednocześnie na utrzymanie w nich nienagannego porządku oraz sprawną ich segregację.
Przechowując dokumenty posegregowane w szafie lub na regale nie tracimy czasu na ich wertowanie gdy zajdzie potrzeba odnalezienia konkretnej umowy czy rachunku. Po prostu wiemy co i gdzie się znajduje.
Porządek może okazać się przydatny zwłaszcza w sprawnym usuwaniu przeterminowanych papierów z biura czy domu.
Jak długo przechowywać dokumenty
To jak długo przechowywać dokumenty zależy przede wszystkim od tego skąd pochodzą i czego dotyczą.
Zaległości za takie usługi jak czynsz, prąd, gaz, telefon, Internet i kablówka często ulegają przedawnieniu po upływie 3 lat, a więc po takim czasie możemy pozbyć się opłaconego rachunku. Po tym czasie raczej już nikt się o jego sprawdzenie nie upomni.
Zgodnie z przepisami dokumenty podatkowe mamy obowiązek przechowywać przez okres 5 lat, zaś umowy dotyczące ubezpieczenia będą potrzebne tak długo, jak długo trwa okres ubezpieczenia.
Niektóre zostają z nami na zawsze
Nigdy nie należy wyrzucać dokumentów stanowiących umowy darowizn, dowody kupna samochodu, mieszkania i wartościowych przedmiotów.